لماذا Lima DMS ؟

1- واجهة استخدام وتقارير باللغة العربية والإنجليزية

2- دعم التاريخ الهجري والميلادي

3- العمل ضمن بيئة الانترنت والانترانت

4- تصنيف شجري للإدارات والأقسام

5- تقارير إحصائية لكل وثيقة (الرفع، الاطلاع، التعديل، الحذف)

6- محرك بحث للوصول للوثيقة المطلوبة بسرعة وسهولة

7- التحكم الكامل بإتاحة وإخفاء الوثيقة بناءً على مستوى السرية والصلاحيات للإدارات والأقسام

8- نظام متكامل لإدارة المجموعات والمستخدمين والصلاحيات

Lima DMS

الوظائف الأساسية

إنشاء موضوع

يتم إنشاء موضوع ببياناته التفصيلية لكل مجموعة وثائق مترابطة

تصنيف الوثائق

يتم تصنيف الوثائق بحسب (الموضوع، كلمات مفتاحية، الإدارة، رقم مرجعي، نوع الوثيقة، مستوى السرية)

البحث

بحث بالتاريخ والموضوع والإدارة ونوع الوثيقة ورقمها والكلمات المفتاحية

تشارك الوثائق

يمكن لأكثر من مستخدم الاطلاع على الوثيقة في نفس الوقت بحسب الصلاحيات المتاحة

المركزية

تحفظ جميع الوثائق في مكان واحد، مما يسهل أخذ النسخ الاحتياطية لها

السرية

يتيح النظام ثلاث مستويات للسرية (عادي، سري، سري للغاية)

التتبع

يتم تسجيل الوقت والمستخدمين الذين قاموا بكل العمليات على الوثيقة (الرفع، الاطلاع، التعديل، الحذف)

لوحة التحكم

أنواع امتدادات الملفات المسموح بها وحجم الملف المسموح برفعه

الوظائف الإختيارية

إدارة الوثائق المحذوفة

يمكن التحكم باسترجاع الموضوعات والوثائق المحذوفة أو حذفها بصورة نهائية

باركود ثنائي

يعطي بيانات مختصرة عن الوثيقة

النسخ للوثيقة الواحدة

يمكن إدارة وجود أكثر من نسخة للوثيقة الواحدة

ضغط حجم الصور

لتقليل من المساحة المستخدمة

ضغط وفك ضغط الوثائق

لتقليل حجم الوثيقة (يؤثر على سرعة الأداء)

التكامل مع نظم أخرى

من خلال توفير الوظائف عبر ويب سيرفس Web Service

نظام إدارة المستخدمين

المستخدمين

إضافة وتعديل وتفعيل وحذف المستخدمين

المجموعات

إضافة وتعديل وتفعيل وحذف المجموعات

تحديد الصلاحيات

تحديد صلاحيات المجموعات

ربط المستخدمين

يمكن إضافة المستخدم لمجموعة أو أكثر لامتلاك صلاحيات المجموعة

تغيير كلمة المرور

التحكم وتغيير كلمات المرور

تسجيل العمليات

تسجيل عمليات دخول وخروج المستخدمين

تتبع العمليات

تتعب جميع عمليات المستخدمين

يتيح للمنظمات إدارة الوثائق وتخزينها بطرق سهلة وآمنة والتخلص من الأرشيف الورقي التقليدي. ويتيح النظام للمستخدم الوصول بسهولة لأي وثيقة أو مستند أو صورة وطباعة نسخة منها حسب صلاحيات تحدد مسبقا من مسئول النظام. يدعم النظام إمكانية الربط والدمج مع أنظمة أخرى كنظام إدارة الموارد البشرية وأنظمة دعم العملاء أو أي نظام آخر.

الصلاحيات :

  • يمكن إعطاء الصلاحيات للمستخدم على إدارته فقط أو على إدارته والإدارات المتفرعة منها أو على جميع الإدارات
  • إنشاء المواضيع ورفع الوثائق بحسب صلاحيات الإدارة
  • استعراض المواضيع والوثائق بحسب مستوى السرية وصلاحيات الإدارة 
  • تعديل بيانات المواضيع والوثائق بحسب صلاحيات الإدارة
  • حذف المواضيع والوثائق بحسب صلاحيات الإدارة
  • إدارة الموضوعات والوثائق المحذوفة
  • الاطلاع على سجلات دخول وخروج المستخدمين
  • الاطلاع على سجلات عمليات المستخدمين المختلفة
  • لوحة التحكم لتحديد أنواع الملفات المتاحة وأحجامها
  • إدارة بيانات القوائم 
  • إدارة وظائف نظام إدارة المستخدمين